Zur Organisation der Vor-Ort-Hilfe

Für die Organisation der Vor-Ort-Hilfe gibt es im Vorfeld der Konferenz drei Strukturen:

• Mailing-Liste für alle Hilfswilligen
  Sie dient der konkreten Absprache zwischen denen, die helfen wollen. Hier wird auch dynamisch klar, wo es vielleicht noch brennt und der eine oder andere Entschluss kann sich daran vielleicht noch anpassen.
• Die dynamische Web-Seite
  Sie setzt auf dem letzten verbindlichen Stand auf und dient dem super-aktuellen Überblick. Erkenntnisse, die in der Mailing-Liste gemacht werden, können dort von allen jederzeit zentral festgehalten werden.
  Weiterhin ist sie zweite Anlaufstelle für alle Hilfswilligen. Wer sich dort einträgt, wird (per Hand) in die Mailing-Liste geholt.
• Die statische Web-Seite
  Sie bietet eine konsolidierte Ansicht des Stands und wird in halbwegs regelmäßigen Abständen auf der Grundlage der dynamischen Seite aktualisiert. Sie ist quasi der letzte verbindliche Stand.

Zu diesem Dokument

Dieses Dokument beschreibt was auf der 1. Oekonux-Konferenz an konkreten Aufgaben vor Ort anfallen wird.

Gelistet sind für jede Aufgabe:

Ressourcen: Die für die betreffende Aufgabe benötigten Ressourcen.

Personen: Wieviele Leute sich um die Aufgabe kümmern müssen und ob sie ggf. besondere Fähigkeiten / Kenntnisse mitbringen müssen.

Zeiten: Die Zeiträume in denen die betreffende Aufgabe erledigt werden muss.

HelferIn: Hoffentlich möglichst vollständig: wer sich für eine Aufgabe wann verantwortlich fühlt. Name und eMail-Adresse reicht. (In der statischen Version ein Link auf die dynamische Seite.)

Schichtplan: Die Spalten sind den Personen zugeordnet, die mit ihren Initialen abgekürzt sind. Die Zeilen entsprechen den Zeiten. Die Einträge in den Tabellenzellen bedeuten

Symbol	Bedeutung
o	Person ist nicht verfügbar
+	Person ist für diese Zeit eingeteilt
*	Person möchte für diese Zeit eingeteilt sein und ist es
-	Person ist nicht eingeteilt
=	Person ist anderweitig eingeteilt

Wenn du hier bist, um zu helfen, schaue einfach, ob etwas dabei ist, was du gerne übernehmen würdest und trage dich ein oder schreibe eine Mail an helfer@oekonux-konferenz.de. Auf Wunsch führen wir dich hier auch gerne in anonymisierter Form.

Aufgaben rund um die Beiträge

Betreuung der Beiträge

Die Vorträge und Workshops müssen betreut werden. Nötig ist,

• Organisation der Sprachübersetzung
• eine kurze Vorstellung der Beitragenden (vorher absprechen)
• Betreuung der Vortragstechnik (Mikrofon, Overhead, ggf. Beamer-Installation)
• Überwachung der Zeitgrenzen
• Moderation der Diskussion
• bei Störungen der Veranstaltung ist für einen geregelten Ablauf zu sorgen (s. dazu html://zweite.oekonux-konferenz.de/team/helfer/archive/msg00031.html)
• Ausrichtung des Mikrofons während der Diskussion

Ressourcen: Die HelferInnen bräuchten selbst einen Überblick darüber, was sie zu tun haben. Natürlich müssten sie im Rahmen eines Briefings selbst mit der Vortragstechnik vertraut gemacht werden. Ein solches Briefing sollte mindestens am ersten Konferenztag durchgeführt werden.

Personen: Pro Track brauchen wir eine Person - also in der Regel drei gleichzeitig.

Zeiten: Die HelferInnen müssen während der ganzen Veranstaltung anwesend sein. Es bietet sich an, dass diese Aufgabe in Schichten erledigt wird. Die inhaltlichen Interessen der HelferInnen sollten natürlich weitestgehend berücksichtigt werden.

HelferIn: Matthias Wirwall (MaintainerIn)

HelferIn: Bitte hier weiter anfügen.

Aufzeichnung der Beiträge

Wir wollen, dass bei allen Beiträgen der Ton aufgezeichnet wird. Während einer sich anschließenden Diskussion müsste die ModeratorIn darauf achten, dass auch Fragen / Bemerkungen aus dem Publikum über das Mikro laufen.

Ressourcen: Es müssen ausreichend Mikros zur Verfügung stehen, die direkt auf Laptops oder Desktop-Computer aufnehmen. Ggf. kann eine Saalanlage angeschlossen werden.

Personen: Die VeranstaltungsbetreuerInnen müssen die Aufzeichnungstechnik in soweit beherrschen, dass sie sie bedienen können. Dafür müssen sie eine Einweisung bekommen.

HelferIn: Stefan Merten (MaintainerIn, ein Laptop, zwei Mikros)

HelferIn: Stefan Meretz (Laptop)

HelferIn: Thomas Kalka (Laptop und/oder zwei Desktops, zwei Mikrofone, Ständer)

Übersetzungsdienst

Aufgrund der höheren Internationalität der Konferenz wünschen wir uns Übersetzungen in den Beiträgen. Das soll so laufen, dass eine oder mehrere Personen leise nach Englisch oder Deutsch übersetzen. Interessierte können sich dann in die Nähe setzen.

Personen: Pro Veranstaltung wäre eine Person nötig, die in die jeweils andere der beiden Konferenzsprachen übersetzt. Nötig wäre vor allem eine Übersetzung nach Englisch.

Zeiten: Jede Veranstaltung je nach Bedarf.

HelferIn: Bitte hier weiter anfügen.

Allgemeine Aufgaben

Konferenzbüro (incl. Empfang, Pressestelle und Information)

Das Konferenzbüro soll TeilnehmerInnen insbesondere bei der Ankunft. Hier wäre zu tun:

• Hinweis auf die Spendensammlung
• Überreichen des Konferenz-Survival-Kits / Konferenzmappe
• Versorgung mit Namensschildchen (BeitragendeR, Presse, BesucherIn)

Auch während der Konferenz sollte das Konferenzbüro einen definierten Anlaufpunkt bieten, an dem alle nützlichen Informationen über die Konferenz und deren städtischem Umfeld zur Verfügung stehen. Z.B.

• Essensmöglichkeiten auf der Konferenz und in der näheren Umgebung
• Übernachtungsmöglichkeiten der unterschiedlichen Kategorien
• Wo ist der nächste Geld-/Zigaretten-/...automat?
• Informationen für die Beitragenden (z.B. auch "Wo soll ich übernachten?")
• Inhaltliche Informationen

Sollte auch für als Clearing-Stelle für die gesamte Konferenz dienen und insbesondere auch die konkrete Organisation vor Ort handhaben. Z.B.

• Programmänderungen und -erweiterungen (BOFs)
• Hinweisplakate ad hoc machen und verteilen
• Diese Vor-Ort-Hilfe hier konkret abwickeln
• Rücknahme der ausgefüllten Feedback-Fragebögen
• Einen Blick auf die Spendensammlung haben
• Abholung von Beitragenden organisieren

Weiterhin wird die Pressestelle hier angesiedelt sein. Sie ist die Hauptanlaufstelle für JournalistInnen aller Art. Siehe dazu den Thread http://www.oekonux.de/projekt/liste/archive/msg02241.html.

Ressourcen: Mindestens mal Stifte, Papier und Tesa-Krepp. Dazu Infomaterial wie Programm o.ä. Namensschildchen für alle Beitragenden mit irgendeiner Kategorisierung. Für die Presse wäre eine Pressemappe wünschenswert. Die Texte aus dem Oekonux-Bereich sollten vielleicht als Hand-Out bereit liegen.

Personen: Sollte ständig mit ein bis zwei Personen besetzt sein.

Zeiten: Müsste über die gesamte Zeit der Konferenz besetzt sein, vor allem aber am Freitag und Samstag Morgen zur Begrüßung.

HelferIn: Bitte hier weiter anfügen.

Technik

Auch für die restliche Technik neben der Aufzeichnungstechnik muss betreut werden. Dazu gehören:

• LAN-Technik / Internet-Verbindung
• Beamer-Technik

Ressourcen:

Personen: Sollte eine Person sein, die einen engen Draht zur FH braucht und am besten einheimisch ist.

Zeiten: Die verantwortliche Person müsste sich vermutlich relativ häufig mit den Details befassen. Ein Handy wäre für eine solche HelferIn vorteilhaft um jederzeit erreichbar zu sein.

HelferIn: Bitte hier anfügen.

Abholung von Beitragenden

Sollte es gewünscht werden, sollten Beitragende vom Flughafen oder Bahnhof abgeholt werden.

Ressourcen: Auto und/oder Benutzung des Nahverkehrs. Handy wäre günstig für kurzfristige Änderungen.

Personen: Ein bis zwei Personen. Ortskenntnis wäre günstig.

Zeiten: Nach Absprache mit den Beitragenden. Organisation über das Konferenzbüro.

HelferIn: Bitte hier anfügen.

Food-Versorgung

Hier ist noch nicht ganz geklärt, ob wir genügend Leute finden um das selbst auf die Beine zu stellen.

HelferIn: Matthias Wirwall (MaintainerIn)

HelferIn: Bitte hier anfügen.

Get-Together

Für das Get-Together muss organisiert werden:

• Musik
• Getränke (plus Bier/Wein)

Ressourcen: Musik und Anlage

Personen: Sollte von einheimischen Personen übernommen werden.

Zeiten: Samstag Abend mit vorherigem Aufbau und besorgen der Anlage.

HelferIn: Thomas Hildmann und DDD

HelferIn: Bitte hier anfügen.

HelferInnen-Treffen

Wir werden vor und während der Konferenz ein paar Treffen zu machen, die den HelferInnen helfen sollen. Dabei soll auch das Briefing derjenigen stattfinden, die die Vorträge betreuen.